Compliance 231, la continuità di azione dell’Organismo di Vigilanza
di Valeria Logrillo, partner Il Sole 24 Ore
La frequenza ottimale degli incontri per assicurare la continuità di azione dell’OdV, le differenti modalità e le riunioni a evento per fatti sopravvenuti
Le Linee Guida emanate da Confindustria , nella loro ultima versione del giugno 2021, indicano che “la definizione degli aspetti attinenti alla continuità dell’azione dell’Organismo di vigilanza, quali la calendarizzazione dell’attività, la verbalizzazione delle riunioni e la disciplina dei flussi informativi dalle strutture aziendali all’OdV stesso, stabiliti all’interno del Modello organizzativo potrà essere rimessa a quest’ultimo”.
Dunque, la definizione della frequenza con cui l’Organismo di Vigilanza (d’ora in poi anche “OdV”) debba riunirsi è rimessa alla discrezionalità dei membri dello stesso.
Le differenti modalità di riunione dell’Organismo di Vigilanza (OdV)
L’organo di controllo si riunisce in plurime occasioni che possono avere modalità e finalità differenti, che variano anche a seconda della composizione del medesimo.
Durante la prima riunione dell’OdV – a seguito dell’introduzione del Modello Organizzativo di gestione e controllo (d’ora in poi anche solo “Modello”) da parte dell’Organo amministrativo – è opportuno dare atto di aver ricevuto e analizzato il Modello e il Codice Etico, di aver accettato l’incarico e di essere in possesso dei requisiti richiesti e indicati nel Modello per la carica ricoperta [1].
In questa sede inoltre l’OdV si dota di un regolamento per disciplinare il proprio funzionamento, prevedere il numero e la frequenza minima delle riunioni, tenendo conto di diversi fattori, quali la complessità dell’organizzazione, le vicende che ne hanno caratterizzato la storia, nonché altri elementi contingenti. Sempre nel corso della prima riunione l’OdV può esprimersi in ordine al contenuto del Modello (se lo stesso è aggiornato con riferimento ai reati presupposto; se vi è un riferimento attuale e rappresentativo dell’organigramma aziendale, etc.) e richiedere la documentazione che ritiene necessario analizzare (non avendo, come noto, limiti di sorta all’accesso agli atti della società) al fine di individuare il budget e di predisporre un piano di attività.
Infatti, come stabilito in numerosi Modelli Organizzativi, l’OdV predispone annualmente un piano di attività, nel quale programma le attività di verifica da svolgere, considerando la natura delle stesse, l’esposizione al rischio delle diverse aree aziendali, le priorità di intervento e la necessità di un eventuale coinvolgimento di funzioni interne, ovvero di professionisti esterni.
Continua a leggere l’articolo di Valeria Logrillo, pubblicato il 24 febbraio 2022, sul sito NT Plus Diritto Il Sole 24 Ore.
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